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简单的说，就是负责企业图纸文件的收发，归档，整理，根据部门规定回收文件。大致过程就是这样，粗略管理简单，精细管理就很不容易了。比如：发文件，同样是根据要求先分类，然后打印成纸质文件，发往不同的单位；而对于外来图档的管理，需要先按照图档的保密等级进行整理，扫描纸质文件变为电子文件，然后录入系统归档，方便公司内部快速流转。

精细管理需要注意以下这些问题：

1，图档要有清晰的目录分类。在图文档管理中涉及大量不同类型的文件，需要将其进行细分，存放于不同的文件夹之内。并形成以便查询。

2，能够反映图文档内容的命名。如：第N代产品装配图，便于查询。

3，要分清不同地图文档版本。对不同时间、不同时期、不同项目的图纸文档的不同版本做好记录和标记。并做好版本更新工作。

4，图文档被使用时要记录。谁什么时候用过图档文件，用于何事，使用时长等进行详细记录。

5，图文档安全备份。对所管理的图文档要进行安全备份，防止因为文件损坏、丢失等意外情况造成文件的长时间或永久缺失。

6，在发文之前，要校验文档。根据公司要求，检查你的格式，排版，还有该填的必要信息是否填完整了，检查文件，该退回的退回，该流转的流转，直到领导审批签字后，通过系统发出文件为止。

7，发出的图档使用完成后，还需要对其进行回收，做好收回查验，登记存放，问题反馈等。

整个过程需要耗费大量的人工。特别是公司工作忙起来的时候，大量图文档的检查，真的很辛苦。同时在整个过程中不能出错，特别是发文时，如果你发错了地方，耽误工作不说，还可能导致机密文件泄露。

我们偶尔也会听到类似这样的报道：

A公司误用了旧版生产设计稿件，发现后生产成品已经过全国各地的经销商流入市场，之后在产品使用中出现了严重的质量问题，造成巨大经济损失和公司形象的损坏。

又如C公司的合同、报价单、方案等因版本管理不到位，错用报价单等造成企业信誉和经济的双重损失！

为了更加安全、高效地管理企业的图纸文档，推荐使用彩虹EDM图纸文档管理软件。专业量级图纸文件管理，支持集中存储管理、用户权限控制以及高级别的数据安全保障。在企业的管控中完成内部图文档的安全使用、共享和工作上的交流协作，实现更高效的办公需求！

对于企业中常见的图文档管理问题，彩虹EDM图纸文件管理软件给予了以下解决方案：企业所有图文档的创建和使用都统一在企业管控中完成。

1、搭建企业专属图文档的中存储+使用平台

把所有图纸文档集中分类存储，打造目录式企业知识库，便于日常检索同时由系统实现下发或各部门图纸文档的同步更新。

2、图纸文档的使用流程管理+电子签章

图纸文档制作完成后的审批、归档、发布回收等工作流程都可直接在线上完成，实时监控流程进度。同时各负责人要在线上图纸文件签字签章。

3、记录图文档的全生命周期

从图纸文档的创建开始到修改、审批、归档、工作流程、借用、发布、回收、销毁的所有操作进行完整的记录，包括操作人、操作时间、用于哪些工作项目等信息，并且避免了出现问题后责任的推诿。

4、历史版本的管理+数据追溯

在系统管控中每一个历史版本都有对应的版本识别号，文件列表只显示有效版本的文件，一份文件的其他所有历史版本都可以在文件的属性栏中找到，按版本号排列，各版本间的差别可通过版本备注或版本对比具体查看。每个版本的创建/修改人/时间也都清楚。从而避免找不到最新的有效版本或以往版本的数据了。

5、图文档的使用限制

对于岗位人员对图纸文档的使用划分权限范围。比如：哪些人可查看、哪些人可编辑、哪些人可拷贝导出等。每一项权限可划分到部门、个人、文件夹、单独文件。

还有在线浏览、模板管理、编码管理、邮件管理、限时通讯、设计软件或其他办公软件的集成等这里就不过多介绍了。关于图纸文档管理具体有哪些工作？要怎么做？就分享到这里。