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图纸文件使用流程设定的目的在于优化现有不规范、不高效、不合理的使用方式。流程不是一成不变，通常也需要根据流程所存在的问题，从而对其做出调整。在传统部门结构和经营模式下，不同部门间由于缺乏协作、信息未能有效共享、流程透明性较低，最终导致某些流程上或是存在重复、冗余的环节或是存在“真空地带”，这严重降低了流程的运作效率，且增加了流程的整体运营成本，损害了最终客户的利益和价值。

企业内部的流程基本是以部门、职能为基础导向，各部门分工明确、各司其职、各有所长；层级清晰，便于控制与计划，运作相对稳定。但每个人的管理范围有限，随着发展，流程中存在的弊端也日渐暴露，可表现在以下几方面：

1、各部门相互独立，以本部门的利益为出发点，忽视了企业的整体利益。

2、关注自己当前正在进行的工作上，缺乏全局思维模式，忙着忙着就延迟了流程工作。

3、纵向沟通与协调的效率低，跨职能跨部门的工作中，需建立大量公文、报告、制度和走人工审批程序，人力成本也就大幅提高，然而当出现问题时难免出现责任推诿。

4、当部门结构发生变化意味着工作流程上的角色、岗位出现责任过渡期，流程可能重复多余的环节或流程脱节。

5、各部门或小组成员不在同一处办公地点，导致工作的细节沟通不畅，导致流程迟迟不能推进。

而对于跨部门流程而言，流程的高效与否更取决于部门、职能工作间的无缝衔接。因此，要对部门、职能间的接口进行优化与流程执行信息实时管控监督。

企业流程伴随着相关的图纸文件，对图纸文件使用的流程梳理、优化，可保障流程的快速执行。从图纸文件的设计或创建到审核流转，发布使用、再到项目结束的文件回收。在企业中的项目不断增加的同时图纸文件也是与日俱增。在竞争激烈的市场中，一套与企业的业务相契合的高效企业知识管理系统，可以缩短流程执行周期，弥补人工流程不足的改进措施，为企业创造竞争优势。

由于图档使用流程管理的概念日益成熟，目前市场上用于图件过程管理的软件产品也在不断丰富，许多软件供应商提供相应的产品等。通过使用彩虹EDM图纸文档管理软件规范企业图纸文件的用户越来越多，利用软件系统企业能方便地为图纸文件设计、保管、使用和分享做到端到端的流程管理，从而提高工作效率，提高客户的满意度。在实施图纸文件管理变革的同时，员工培训是至关重要的。在培训过程中让员工意识到使用图纸文件变革的必要性，主动积极去适应新的工作方式。

线上流程是线下流程的优化升级，明确流程各环节的责任人在流程、岗位和信息系统间建立联系，减去冗繁多余的环节。并针对不同的业务工作制定流程模板，方便用户在较短时间内即可掌握线上流程的操作方式。另外线上流程便于不同办公点人员间的沟通交流，在软件系统中就能对图纸文件进行圈阅审批等。

当流程使用一定时间后，管理人员还需要对流程的效率成效进行评估，是否满足当前工作环境，如需要进行变更，还需要公告新的工作流程重点突出与原有流程的不同之处，详细说明与之相关的信息，公布新流程和每个岗位的工作说明书，调整人员安排明确人员和岗位、流程的对应关系。如果流程一直不变，那么流程效率可能不久之后会因环境的变化而降低，同时降低企业市场竞争力。

流程管理是一个循序渐进、循环往复、逐步改进的过程，为实现更高的目标、满足客户不断变化的需求、保持供应链持久竞争力而做出的改进是必要的。

彩虹图纸管理系统可以让员工按照规定的流程操作，降低了随意变动流程所造成的风险。在手工处理时代，员工拥有较大的自由空间。工作时往往会因一己私利而无法按规定处理手中的事务，各种不规范行为便应运而生，然而彩虹图纸管理软件的流程模板化、标准化对抑制这些行为的发生可以起到很大作用。同时由于流程中每个环节的执行信息记录并存储于系统中，任何不规范的行为都得到了记录，这为今后的责任追究和惩处提供了便捷。另外图纸文件使用的规范管理的同时也提高了信息流转的准确性，改善了工作的质量。

彩虹EDM图纸文档管理软件，为图纸文件的流程化管理提供了有效的实现工具，促进流程管理标准化，有助于建立企业各部门间或工作小组间的共享数据库，实现了各方的无缝衔接。