随着企业现代化管理水平的不断提高，企业文件已成为一项同人、财、物同等重要的资源，其地位和作用愈来愈受到人们的重视。
从某种意义上讲，企业图纸文件存储管理实际上可以理解为企业技术、企业知识储备的一种形式，它的丰富程度，标志着企业技术内在潜力的大小和企业发展后劲的强弱。
那么企业文件的价值作用究竟有哪些，大体可以归纳为以下四个方面：
虽然文件在企业中有着这么重要的作用，但大多数企业在纸质文件管理过程中还是存在着很多的问题：
在传统纸质文件管理过程中，需要查询文件，一般需要去到文件的管理部门进行申请，然后文件管理人员根据文件查询的申请，去到文件室提取文件，然后再交到申请人手上。
假如这个申请人，只是想了解一份文件内容中的一点，但他想到要花费那么长的时间去看这一点的内容，其内心会觉得不值得，就会放弃查看文件的想法，随着时间的累积，会直接影响其在决策中所使用的依据。
彩虹EDM图纸文件管理软件，提供超强的搜索功能，帮助企业解决这个烦恼的问题，当员工想要某份文件资料内容的时候，输入关键词就能快速查到所要的内容。并且会彩虹EDM图纸文档管理软件支持PC和移动端，让员工随时随按权限查看所需要的内容，为公司的决策提供重要支持。
彩虹EDM图纸文档管理软件的搜索平台完全受系统的权限管理体系管控，员工不仅能快速查看文件资料，还能保障到公司机密文件不被泄露。
如果员工没有查阅文件的权限，或者是需要借用文件原件或复印件时，可以在系统上直接发起借用流程申请，等管理员看到这个申请的基本信息，觉得符合借用用途，就可以在后台进行对这个文件查阅的权限开放给这个员工。彩虹EDM图纸文档管理软件知识管理系统的搜索功能支持关键词、全文、类自然语言以及二次搜索，让员工快速找到所需的文件资料。因为文件的内容和数量那么多，员工很难记住具体的内容，彩虹EDM提供多种类型的搜索功能，让员工能快速找到所需文件。
彩虹EDM还提供的自定义组合筛选搜索条件功能，企业可以预先设置好常用的搜索条件，例如项目文件的搜索，可以组合筛选的条件，可以让员工日常的信息获取更为高效。
1、既保证了档案安全性，又让员工随时随地查阅文件内容
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