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面对现今数量庞大且繁杂的文件,应该怎么管理?

发布时间:2021-05-31 浏览:1

企业的办公文件呈现爆炸式增长。其中最突出的是以设计图纸、文档和各种表单等使用率高的运营文件。为了弥补文件管理的不足,对企业的文件和信息进行有效的存储、利用和管理。

在企业面对文件爆炸式的增长和频繁的文件协同交流的管理问题时,通过移动硬盘存储、FTP、NAS等文件管理方式已不能满足现在的管理需要,更别说通过传统的纸质文件归档方式进行管理了。所以企业办公已开始转移到IT系统,以解决不同团队之间合作时图纸、文档等文件的传递与协同问题。图纸文档协同管理软件作为企业解决该问题的重要工具。彩虹EDM作为针对解决规模和复杂性都大的企业非结构化文件进行有效的存储、利用和管理的图纸文档管理软件,彩虹EDM自然成为许多企业的理想选择。
规范图纸文档管理

在没有使用系统软件管理文件时典型的四个问题:

一、存储分散管理难,企业核心文件的零散存储在不同的地方,缺乏统一的备份和管理;

二、在安全方面,文件使用没有细致限制,导致使用了不恰当的操作、存储方式,连续发生的文件被编辑、泄露问题;

三、文件协作共享受限,异地协作办公困难。为加快员工的协作速度,要求能实时编辑存储,同步更新,快速分享,但这在传统的文件管理服务器中是没有的。

四、查找缓慢,缺少快速的文件搜索办法,需要消耗较长的工作时间

彩虹EDM提供的解决方案:

彩虹EDM可以对企业内各部门办公图纸文件集中统一管理,解决传统文件管理器的非结构化文件孤岛现象。系统权限用户可以随时随地完成文件的共享协作,同时还可完成文件的在线编辑,限时通讯。

在安全和稳定方面。彩虹EDM在架构、存储、传输等方面具有优势。与传统管理软件相比,彩虹EDM在架构支持方面更加稳定。无权限不可篡改、集中化管理、历史版本追溯、防误删文件管理等功能融入彩虹EDM中。在彩虹EDM系统内部,可以根据职位级别和部门设置对于文件访问权限和编辑权限,同时实现导出自动加密,导入自动解密。其高安全性和隐私保护特别适用于存储和保护重要文件。

此外,彩虹EDM具有一键定位文件分享、定时发布回收文件的功能,促进团队协同办公,提高员工的沟通和协作效率。系统协作办公降低密集型文件使用和管理成本。

最后,使用彩虹EDM管理的文件,实现命名与编码的 “唯一性”,同时可设置命名与编码的模板器,用于自动生成规范的命名与编码,规范的命名与编码,可以准确查找文件,系统查找功能,可根据图纸文档的名称、编号、作者、创建/修改时间、大小、文件类别等进行精准或模糊搜索,用户还可以自定义搜索条件。大大地节约了文件查找时间的成本。

彩虹EDM从企业用户文件实际应用场景出发,组织企业内部图纸文件的协作和共享,有效地实现了企业资源的综合利用,使企业知识文件发挥更大的价值,为企业创造更多价值。

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