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彩虹EDM:浅谈如何帮助企业沉淀图纸文件等知识资产?

发布时间:2021-05-28 浏览:1

在高频的人员、文件流动的办公环境中,使得企业在沉淀图纸文件等知识资产时变得困难,重要原因是:工作人员的频繁流动,导致在工作频繁的交接时出现图纸文件丢失、文件错漏、使用效率不高等一系列问题。如果没有行之有效的方法进行文件管理,这不但造成更多不必要的工作时间浪费,更重要的是还可能会导致企业的重要数据丢失。那么彩虹EDM是如何帮助企业沉淀数据资产的呢?

1、权限设置

彩虹EDM为企业管理员提供了多层级权限设置,可以对不同部门/小组的成员或个人进行有针对性的权限划分,通过权限限制员工对图纸文件的预览、编辑变更、上传和下载等操作,确保员工访问的都是其他工作范围所需的图纸文件,除此之外的其他文件将无法进行任何操作使用,从而保证公司机密文件不外泄。
图纸文件管理软件

2、图纸文件的安全性

彩虹EDM控制的图纸文件实现上传自动解密下载加密。系统管理员(领导)执行分级授权,工作人员对文件的每一项使用操作。同时可设置定时自动备份、导出文件有水印保护、权限与文件回收功能,以此防止因管理不当而导致的文件误删或企业数据受到攻击时造成文件数据的丢失、泄露。彩虹EDM的科学规范存储方式、高安全性文件使用保护特别适用于重要图纸文件的存储和使用的保护。

3、一键交接

对于人员、和图纸文件高速流动的行业和公司,在进行职位交接时不能保证所有图纸文件都能整理完毕并移交,容易出现疏漏。

使用彩虹EDM图纸管理软件,当有员工离职时,管理员可以一键回收离职员工的系统账号,一键交接授权账号给新员工,这样可以避免工作图纸文件的交接出现错漏,同时避免员工在离职时带走公司的重要资料造成企业数据丢失的风险。彩虹EDM让工作交接不再是个问题。

为了将人员流动对企业的影响降到最低,彩虹EDM除了实现了企业文件的自动同步备份和权限限制外,还可以实现图纸文件的实时编辑和保存,避免老员工的匆忙离职造成未完成的图纸文件因没来得及上传保存,而造成正在进行工作文件的缺失,让接受工作的新员工不得不进行重复的工作。同时管理员可通过日志记录,查看所有人员对图纸文件的使用情况,比如:是否有人导出了重要的图纸文件,从而及时跟进了解其用途和责任跟踪。通过上述等办法帮助企业更好地实现图纸文件等知识资产沉淀。

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