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在快速发展的消费行业中，食品行业占据了很大一部分。随着“互联网+”建设浪潮的开始，食品行业也开始重视企业采购、研发、生产、物流、销售、人事、财务等部门的管理系统。

然而由于食品企业数据量以及各业务系统的独立，在企业不断发展的过程中企业数据、文档、图纸难以得到统一有效的管理。如何通过IT手段快速解决这一问题，进而提高办公效率。

背景：

缺乏高效共享的文件管理系统平台

在互联网+之前，大多食品公司都会建立自己的文件管理库。在新建初期也解决了以往的许多管控问题，但随着互联网+的发布，这种传统的管理方式的不足之处也逐渐呈现出来，比如：横向可扩展性差，操作不方便、用户体验差，功能不全面，缺乏有效共享等。另外，传输大文件时还需要用第三方软件进行传输，而传输工作受邮箱附件容量限制，工作效率低。

文件传输安全是企业的重中之重

用户在使用云盘或移动硬盘传输较大的文件时速度慢，备份不及时，当硬盘损坏，就可能造成数据丢失。缺少文件的使用管控，在员工辞职或外出办公时容易导致知识资产流失或泄露的风险。当前复杂网络环境，使用到第三方软件进行传输文件已经不能保证文件的安全性了，存在公网传输的风险。

沟通频繁，急需高效协作利器

公司的采购部、质保部、营销部、生产部等各部门间每天需要进行大量的沟通与文件传输。企业内部缺少高效的文件共享和协作平台。图纸文件的审批、工作上的定期汇总和销售数据需要一一输送。这些过程不仅繁琐，而且被其他的文件积压下来，从而不能得以及时处理。

文件无法互通，造成工作内容的二次消耗

这种情况更容易发生在没有形成规范的企业部门，或使用个人硬盘存储的文件，同一项目的图纸文件/客户文件可能分布在不同的工作人员手上，图纸文件的相互独立导致了信息孤岛。

解决方案：

为解决这一系列的问题，彩虹EDM图纸文档管理软件（系统）为食品行业的图纸文件数据管理提供了一套完成高效共享、安全存储、灵活协作、开放集成的协同办公方案，帮助企业摆脱文件管理中遇到的一系列问题的困扰。

高效共享，提升数据管理效率

构建企业知识管理平台，将企业的图纸数据文件统一分类存储在企业内部私有系统中，通过EDM对这些文件进行规范化、流程化管理，比如：对同一个文件不同的版本进行清晰的管理，避免出现版本错乱的问题。被授权用户都可对同一份文件进行访问使用，集中存储的优点是管控简便，版本数据的同步更新，确保共享文件的准确性；

彩虹EDM支持CAD、office、PDF、WPS、图片等200+格式文件在线查看，提高企业员工调用文件的效率。彩虹EDM的文件内部传输机制解决了大文件传输问题。不需要借助第三方软件进行外部传输，实现内部系统文件的一键收发工作，也就不必为大附件传输缓慢而焦急。

定时备份，多端使用

彩虹EDM不但可以部署在本地系统，同时还可以部署的企业云系统上。可在系统设定定时备份，无需人工逐一备份。授权用户可通过PC端、也可通过移动端登录用户端在不同的办公地点访问相应的系统文件；所谓的授权用户是指，由管理员对不同岗位、个人划分目标图纸文件和系统功能使用权限的系统登录用户，20多种操作都可单独进行划分、分级授权，再配合日志管理功能可清楚知道每一份图纸文件的使用去向；

编辑锁定

通过彩虹EDM对图纸文件检出编辑时，文件将被锁定，只能由当前编辑人员执行变更（其他人依然可以查看），防止编辑冲突，在文件编辑完成并重新检入系统后，其他的相关人员才能进行编辑。

开放集成，与其他软件系统集成使用

彩虹EDM可与设计软件、办公软件、其他加密软件和ERP等系统工具，集成使用，让用户更容易上手。