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重要的图纸，文档，表单等文件的存储和使用，确保图纸文件记录正确，必须确定使用人的身份，使用去向，使用时长，最重要是文件使用的持续控制。在图纸文档管理出现之前，实现这些目标的唯一方法是建立文库进行存储，使用时由专人进行使用登记。

对于图档记录工作，每个企业都设有自己的文件管理库，以保存和管理图纸文件在公司各部门的使用，对图纸文件进行归档、使用流转、变更记录。但是随着需要管理文件的数量增多，人工管理难度也随之而增大。而且因为缺少图纸文件外放使用时缺少持续管控，数据容易受修改、使用不当或被攻击造成丢失。同时让图档入住到了信息孤岛。

技术有专攻，在图纸文档管理软件的全生命周期管控模式下，把分散的数据集中分类存储管理，建立图档信息的安全应用平台。

以彩虹EMD企业图纸文档管理系统的数据存储管理方式为例，它采用cs中央存储方式，重要的图纸文档全部存储在整个系统的数据中心。能够让图纸文档同步到各用户端，各部门用户通过客户端在软件系统内部完成图纸文档创建、收集，流转传输，查询，修改、归档存储，导出，版本管理、权限管理、借用分享等全方位管理。

软件系统在完成大量数据存储存档的同时，完成图纸文档实时性使用。安全性、可靠性高，成本低。

将彩虹EDM引入企业进行图纸文档管理，可以将系统设计软件\ERP\其他办公软件\加密软件进行集成，比如：调用本地cad软件对系统中的图纸进行变更修改操作，完成修改后实时存储到彩虹EDM中，中间会经过系统加密去重；

优势与效益

1、借助彩虹EDM分类存储地和使用权限限制，保证图档数据不会被窃取盗用。

2、数据的定时自动备份，图档数据丢失损坏的风险可忽略。

3、软件内部的定位分享特性，不会遇到大型图纸文件传输缓慢的问题。

4、自动系统日志，由系统代替人工完成图纸文档的使用流转记录。

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彩虹EDM企业图纸文档管理软件更快地为企业提供数据管理解决方案。构成一个数据保障的企业知识库，确保数据主权，在存储效率、数据可靠性、数据安全性和存储成本等方面都做到极致，尤其数据归档追溯和定时存储备份。不再像以往一样不受控地使用。