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如何做好与企业相关的图纸文档管理?

发布时间:2020-11-26 浏览:1

相信很多人都有过图纸文件丢失文件的经历,图纸文件是企业运营的基础条件之一,都知道图纸文档数据对企业的重要性,但若做不好图纸文档的管理工作,会很大程度上拉低工作效率,如何做好与企业相关的图纸文档管理?是必须解决的问题。

一、快速总结一下图纸文档管理中常遇到的问题有哪些?

1、存储分散使用不方便:企业的图纸文件多会被多人使用,而且员工在工作中也会产生图纸文档。图纸文档存储分散于不同员工的电脑里,获取相关文档信息不便,难以统一控制,易丢失。

2、缺少或没有操作记录:重要的图纸文件不知道在什么时候被谁做了修改,找不到相关责任人,文档安全难以保障。

3、版本管理不当难确认:企业文件因需要,图纸进行了多次修改生成多个版本,最新有效版本难确认,一旦看错文件,将会对项目进度及项目质量造成重大损失。

4,流程审批周期长:使用传统的线下流程,遇到某审批人员出差、外出或其他原因一时间无法完成审批,工作周期不得不延长。

5、图纸文档查找困难:图纸文档越积越多,缺少快速查找手段,浪费掉太多工作时间。

6、图纸文件传输困难:图纸文件传输时间长,特别是大型CAD图纸文件。

7、没有安全保障:人人可查看、编辑、拷贝,可能会随着人员调动、员工离职等原因造成企业知识成果的流失。

二、彩虹图纸管理软件助您轻松解决图纸文档管理难的问题

1、统一规范管理企业知识成果

通过彩虹图纸管理系统对图纸文件进行分类归档管理,按公司要求自动生成文件唯一编码,创建相应的编码模板、图纸文件模板,全面管理企业的知识资产。

2、图纸文档使用权限的灵活控制

在彩虹图纸文档管理系统设置用户的操作权限,限制用户对图纸文件的使用。权限的授予可按部门、岗位、单独个人等多维度授权;限制用户对图纸文件的创建、浏览、编辑,归档、发布、上传、下载、回收、删除等。

3、有效版本同步更新,历史版本管理有序

图纸文件修改完成正式生效后,自动更新借用件,不需更新的借用件可断开借用关系生成独立文件。各个历史版本按版本号有序排列在“历史版本”选项区,可添加版本备注,可实现版本比较查看具体差异。

4、多属性条件快速查找

用户可通过图纸文件的属性条件的任意一项或多项组合搜索,如可按名称、编码、关键字、备注、大小、长度、重量、创建者、创建时间段,类型等条件实行快速准确的查找。同时配备收藏功能,对经常使用的图纸文件进行添加收藏下次在收藏区直接使用即可。

5、在线浏览200多种格式的图纸文件

无需安装专业软件也可查看各种日常办公文件(图片、Word、Excel、PDF等)和设计图纸(Autocad,CAXA,ProE,Ug,Solidworks等图纸)文件导出时可自定义添加文印。同时可与上述软件、EDA、ERP等软件进行集成。

6、支持部署在公司局域网,也可部署在云服务器。

图纸文档的使用不涉及外部时,可选择安装在公司局域网内,如果有外出移动办公的需要可选择安装在云服务器。为保障图纸文件的安全,可在系统中设置好定时自动备份。

7、线上工作流程,提高办公效率

创建符合公司办公要求的线上工作流程并监管,实时查看工作进程。流程每完成一步都信息提醒,以便即时处理。不必再人工跑流程,审批人员在外出差也能通过笔记本、平板、手机登录系统及时办理。

另外还有即时通讯、快速定位传输、打印管理、收发管理等。

彩虹图纸管理软件是一款专业的企业图纸文件管理平台,支持图纸文件的全生命周期管理,从图纸文件的创建,审批,变更、归档、发布、回收到销毁全程监管和全日志记录。
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