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公司的图纸文档经访问传输缓慢，文件分散查找效率低，这样的情况特别影响工作效率。图档数据被误删、文件被不同的人员修改多次，版本不确定错用版本，这样的情况特别容易给企业造成损失。

明确图档管理需求，搭建公司安全、高速的系统环境，图纸文档的使用操作通过彩虹图纸管理软件（系统）执行。让图档使用变得安全、规范。

先按企业图纸文档使用常规进行区别分类统一管理，在彩虹图纸管理软件工作区创建对应的目录文件夹存放/创建对应的文件，不同的类别图纸文件采用不同编码模板，编码各码段表示文件内容的各属性（机型、工艺、结构、文档格式等），自定义编码的各码段的信息及排列顺序，满足企业不同文件的编码需求。

图纸管理软件内有属性条件快速检索功能，图档编码具有唯一性，还可用于图纸文件的精准搜索。另外可通过图档的其他属性进行快速文件查找，如：规范的文件名称、备注、关键字、大小、文件的使用状态等，搜索条件企业可自行定义。可将经常用到的图纸文档添加到收藏区，下次使用就无需查找了，这样可提高查找的效率。

图纸文档的不同使用状态（检出、变更、流程、借用），有不同状态标志显示，如：文件图标有红色“S”字样的表示该图纸文件正处于某个工作流程中，整个文件图标呈红色表示处于归档状态，绿色是发布状态等。这些标识即可快速确认图纸文件是否被使用，用于何处，是谁负责接收使用。使用状态也可用于文件快速搜索。

为保护文件的使用安全，避免图档被误删或恶意删除，彩虹图纸管理软件有细致完善的权限管理（如：新增、可见、浏览、修改、删除、导出导入、归档发布等20多种）。企业根据自身的情况可个人、具体文件单独授权，也可通过给各部门、岗位角色、文件夹授权，实现快速授权。如：公司技术部添加新员工，在软件系统添加用户并归属到技术部，那么新员工就拥有技术部的基础权限（各项权限由主管/负责人确定和设置）。对应的岗位有对应权限的限制，有人只可浏览，有人既能浏览也能编辑，不相关的人对文件是不可见。

找到文件的一个版本就能找到其他的各个版本，系统在文件列表中只显示正在使用的版本，其他的版本被系统按版本号依次排列于“历史版本”功能选项中，最新版本默认排在第一位，就不存在找不到最新版本的问题。而通过版本备注和圈阅历史，可确认各个版本间做过哪些变动修改。也可选中两个版本文件直接进行比较，直观地查看版本差异。

另外彩虹图纸管理软件对图纸文档的借用、线上流程工作、电子签章、发布、回收等也有专门的解决方案。