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“企业无纸化管理”早在，多年前就已经出现，但直到近几年来智能手机、平板电脑以及众多云计算、协同工作软件的出现才开始真正推动这一概念走向主流。

企业图纸文档管理现状堪忧

从纸张被制造出来一直到现在都是人们理想的办公用品之一，单张质量轻、成本极为低廉，且非常适合的阅读、输入、显示媒介。但我们都知道积少成多的道理，有调查显示，中小型企业的办公室工作人员每年打印或者复印的纸张数量可以摞起半个经理办公企业。当中包括各类图纸、文档、数据表单等，如果是设计是设计公司估计得堆满会议室。每天的建图、改图，图纸文档堆积的速度自然也就更快了。但因为企业办公传承了传统规则和既定工作理念，在实现办公理念转变的时候会显得比较困难。办公无纸化是发展的趋势，完全无纸化很难做到，但可以做到95％的程度还是没问题的。所以无纸的变革就开始了。

图纸文档无纸化管理

越来越多的企业开始着手无纸化、信息化的建设。就设计制造行业来说来说，他们改变了传统的办公规则和理念，实行线上电子办公，减少不必要的图纸文档打印，把原有的图纸文档文件电子化转而存储到企业自用的服务器中，并用图纸管理软件进行科学管理，现在很多图纸文档管理软件、系统都搭配有OA协同办公功能（如：彩虹EDM企业图文档管理软件），不但管理和办公两不误，因为可以在软件系统中直接办公，反大大地促进行了办公效率。

设计制造商行业技术工程师多会随身携带一台电脑或iPad或者智能手机，随时通过图纸文档协同办公软件展开工作，如：在线查看图纸编辑图纸文档、监控项目线上工作流程，遇到什么问题、解决得怎么样了、线上审批、电子签字等功能的应用，省去图纸文档文件人工流转环节，省时省力省时。

以前，包括现在还是有很多员工习惯于将材料打印出来，并在上面进行标记或者同他人进行讨论。但这些在电脑、ipad都可以更好地实现，特别是远程办公时，图纸文档的数据同步交流起来也更方便，这些不必要的图纸打印会随着无纸办公的推进而消失。

图纸文档的电子化、标准化、规范化系统化管理，无论是管理方面还是使用方面都会简便得多，电子化的文件，集中分类存储到管理系统中，生成独有的标准编码，再配上快速准确搜索功能，找一份图纸文档就不是困难的事了，不必再在众多的文件夹间重复打开又关闭，不用好不容易找到了图纸文件，定眼一看，有七八个或十多个版本，又要费一番功夫去确定。

图纸文档安全管理

在图纸文档的电子化方便我们使用的同时，也产生了一些图纸文档的使用安全问题。如：文件不露痕迹地被人修改了，重要的设计图纸、销售方案与竞争公司一样还被对方先提出来了。而针对这些情况，彩虹图纸管理软件系统应对方法是对图纸的使用权限控制，如：浏览、复制、打印、导出、修改删除等进行细致划分，针对到单个文件、岗位和个人，有权限的做对应使用，无任何权限的人看到不到文件的存在，同时进行系统环境加密，就是当图纸文件被非正常导出、拷贝到企业独有的系统以外的使用环境时呈不可使用状态。既能保障图纸文件的安全，又不影响企业内部的有效共享。另外还可以跟加密软件一起配合使用。

最后要说的是，在图纸文档管理的电子化和“无纸化办公”概念的提出时，就标志着电子图纸文档文件时代正式开启，纸质文件办公时代的落幕，紧接着“线上协同办公”的出现更是加速了无纸化办公的进程，纸质图纸文件大幅减少，直到企业的无纸化、信息化的建设趋于完全。
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