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企业在激烈的行业竞争中更具竞争力，做好企业管理占了很大的比重，而企业管理中的“重头戏”就是图文档管理，图文档管理是企业管理中极为重要的环节。但是大多数企业在运营中，企业知识资产积累成为了棘手的问题，因为企业在图纸文档管理中有十大困难。

难题一：难以做到图文档统一备份

在企业不同的部门每天都会产生的图纸文档，日积月累所产生的图文档数量也是越来越多，为防止文件的丢失，通常都会对图文档进行备份，但是图文档存储分散在产同的部门、不同的员工存储设备中，文件量极大，将所有电脑中的图文档一个不落的定期逐一备份，是几乎不可能完成的。

难题二：重要的图纸文档安全得不到保障

许多的企业图文档缺少严格的保密措施。有时候有员工更替的时候，会出现公司有关的重要的图纸或文件出现被复制、删除、外泄的情况。因这些文件不论是相关还是不相关的人员都能直接拿来用，某些特殊情况下会的不良的人员，将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。

难题三：图纸文档查找效率低

图文档查找难一直是企业的困扰。前面说到企业图文档存储分散，忘记文件名或命名不规范。每天查找文件就需要花去大量的时间。办公效率就会因此而降低很多，也在无形之中增加企业的成本。

难题四：纸质图文档保存不便

由于企业一直没能实现无纸化管理。图纸文档的不断堆积已经对环境造成了很大压力。与此同时纸质图文档储存需要占用大量的存放空间，还须做好防虫、防火、防湿等防护工作。这个传统的管理方式查找可以说是相当麻烦。部分公司实现半电子电化管理，在传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。如果文件损坏还需重新制作，无形上占用了更多的企业人力、时间资源。

难题五：图文档版本混乱

图纸文档在企业传输过程、使用的过程中难免要对图纸文档进行修改（包括如：合同、报价单、图纸设计构造、方案等重要图纸与文件），修改就会产生不同的版本，版本混淆造时常会出现用错版本的情况出现，造成工作失误，酿成不可估量的后果。比如：生产时用错上一个版本的图纸，造成的后果是不可逆的，浪费了大量的生产原料，还延误了货品的发交期。那么企业的经济损失将是巨大的。

难题六：图纸文件难以实现有效共享

企业分为不同的部门，而各个部门、项目组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享图纸和文件。即便图纸文档都放在企业内部共享盘里，图纸文档检索、管理的难度也很大，更另说图纸分散的情况了，另外外出办公的时候需要用到某图纸文档的时候，上传下载的速度慢也是很烦人，而且传输安全得不到保障。

难题七：所有图纸文件集中管理难

由于工作需要图纸会在不同的电脑中产生和使用，每个员工的图纸文件组织和命名习惯各不相同，哪些是重要的文件，哪些是无关的文件，都要查看整理。管理十分麻烦，企业图纸文件得不到统一规范，就难以组织和重用。那么这些重要的文件也就丧失其价值。

难题八：图纸文档审批效率低

在企业的工作日常中图纸文件流转需要走流程，如果审批需要经过不同的多个部门时，需要逐个转递不同的审批人，但这往往需要很长的一段时间才能完成整个流程，企业远程管理和图纸文件流转的成本约占总成本的10％左右，图纸文件流转的过程十分繁冗并且效率低下，影响工作进程，给企业带来不必要的时间与成本的浪费。

难题九：图纸文档的变更历史追溯困难

前面说到图纸文档的修改产生不同的版本，有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，但是这些图文档由哪些人做过哪些操作都没有记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重。造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，或者重要机密文件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，给公司带来巨大的经济损失。

难题十：标准化编码难

图纸文档编码是规范管理的开始。通过图文档编号让其更具条理性，可以节省很多查找文件的时间。但是企业传统的手动编码，很难对所有图文档进行统一编号规范管理，因为文件量大样式多，比如：不同的合同、表单、产品图纸、文档档案等，常出现编号重复或错误，造成图文档错认混淆，严重影响工作。

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