企业机械设备图纸是机械配件加工以及技术改造和设备更新的基本依据。是企业对外咨询服务的重要技术资源和财富。所以机械设备图纸管理应当做好对图纸的设计、修改、保管和保密等工作等。建议如下。
（1）搭建专门图纸协同管理系统，加强图纸、资料的保管工作
彩虹图纸管理系统，给各类机械设备图纸创建文件夹目录进行统一、分类归档管理。每一类图纸按照相关规定创建图纸文档模板和编码规则，文件模板可以用于图纸文件的快速创建实现图纸样式的规范性，编码规则可以在图纸文件创建时（已有的电子图纸导入系统时）生成符合标准的，具有唯一性的文件编码，可方便图纸文件的管理和查找使用。
（2）加强机械设备图纸的自审校对和审核，严格执行修改图纸变更规定。
图纸设计/修改完成后，设计师要进行自审，确保各尺寸、样式无误、无遗漏后开启线上审批流程，由总设计、相关部门负责人进行审核批注，并签字盖章，然后才能归档使用。缺少签字盖章的图纸文件不得进行归档。
深化机械设备图纸时，修改人员通过管理系统的变更流程进行申请，写明变更原因，需要做哪些修改，经各审核人员签字同意后方可着手变更工作，修改前通过系统发布公告（或挨个通知相关图纸使用人员）。
（3）加强图纸查找、权限管理
为充分发挥各分图纸使用价值，保障图纸的安全。彩虹图纸管理软件对图纸文件实行操作权限限制，即让各岗位角色只能接触、查看、使用其职责范围内的图纸文件，既避免管理混乱，又保障文件安全，从图纸的新建、导入、导出、查看、编辑、归档、发布、回收、作废、拷贝、借用、删除等20多种权限进行真正意义上灵活管控。严格细致的权限划分，从根本上防止图纸被其他无关人员篡改、外泄现象。如果是被有权限的工作人员无意修改或删除的，系统也是可以将图纸追溯回来的。
（4）加强监控与处罚
系统日志功能和流程监控，可实时查看各用户对图纸的使用情况和工作流程进度。当流程长时间停留在某一步时，可及时提醒处理和了解情况。同时公司可以采取一定的奖惩制度，对操作不合规范的（如图纸没审批就归档）予以一定处罚。
机械设备图纸的管理是以人为主导通过图纸管理器进行高效辅助完成。