为规范公司机械图纸的使用流程，明确机械图纸的有关管理和使用的规范，需要有效地落实好公司研发设计与生产中所涉及的所有机械图纸及相应文档文件管理与使用工作。
一、图纸的分类归档
通过彩虹图纸管理系统创建产品的电子图纸文档目录，目录如果按部门划分，根据部门内的图纸文档文件的项目、用途分类存放在二级目录中；如果是以产品项目为根据目录，二级目录就是收录项目的各类图纸资料。
所有图纸资料创建时均按规定命名并选择正确的编码模板，由系统生成唯一性编码，按规定审核签字。
二、图纸的使用受控
通过图纸管理系统对用户角色、文件夹、文件进行权限管控，各角色只能查看和使用职责范围内的图纸文件，如：同一个项目中涉及不同的部门，但由于职责的不同，有的部门用户可查看图纸，有的部门用户能查看使用合同文档，有的用户只有查看权限，有的用户同时还拥有修改权限等。权限细分为20多种，一些特别重要图纸文件可单独设置使用权限。
正式使用的图纸还需要有受控章，如图纸通过审核后进行系统归档时加盖“正式归档受控”章，而用于生产时图纸文件应加盖“生产受控”印章；
生产线的加工装配所用的装配图应加盖“装配图控制”章等。各环节使用的管控印章由公司实际情况确定。除了受控章外还必须要有各责任人的签字。缺少任何一项，禁止用于加工生产。
二、图纸的审核和批准
设计工程师完成图纸制作后应进行仔细自审，以免漏标、标错数据和符号，然后启动线上图纸审批流程，图纸在相关部门进行评审，审批负责人审核后由公司分管领导审核批准发放。
三、设计部图纸资料发放范围
在获得领导审核批准后，由设计部加盖设计开发图章并加附BOM清单和相关技术参数，然后通过系统发布模块发放给质量工艺部。
工艺部指定接收负责人员收到系统接收提醒后进行接收，并清点图纸文件是否齐全，如有图纸缺漏或仍需其他电子图纸文档，需马上与设计部联系补发，需要加发文件时需要通过申请流程，流程通过后再由设计部另外发放。其他部门的图纸文件发放亦是如此。
四、图纸的更改
产品升级需要进行图纸修改时，由设计部指定负责人进行图纸修改，负责人通过系统对图纸进行统一回收，通过变更流程后进行修改升级，升级后的图纸仍需要在完成审批、签字、盖章后才可以重新进行发布，回收的旧版本存放在“历史版本”中，需要数据追溯和设计参考的可在该选项中完成。
如果是其他原因要对图纸进行更改时，设计部需要与其他部门进行沟通协调，如所有配件型号、结构等，以避免后期不必要的麻烦。
五、图纸资料的安全规定
拥有查看、编辑、归档、导出、拷贝、删除权限的工作人员，不得以任何形式将图纸文件泄露给其他无关的人员。图纸管理系统会自动记录各用户在系统中的详细操作，不按流程规范操作的用户将受到相应的处罚。