三亚合俊实业发展有限公司，成立于2022年1月5日，是一家总部位于海南省三亚市吉阳区的综合性房地产企业。

三亚合俊实业的业务范畴广泛，既涵盖了房地产开发经营、住宅室内装饰装修以及房屋建筑和市政基础设施项目的工程总承包等许可项目，也包括了住房租赁、非居住房地产租赁、房屋拆迁服务、房地产咨询、土石方工程施工、工程管理服务、会议及展览服务、商业综合体管理服务、物业管理及酒店管理等多个一般项目。

通过多元化的经营策略，三亚合俊实业致力于在房地产及相关领域提供专业、全面的服务，满足不同客户群体的需求。

一、客户遇到的难题

在三亚合俊实业发展有限公司的日常运营中，技术资料管理是保障项目顺利推进的重要环节，公司当前的技术资料管理主要依赖各专业负责人自行存档。这种方式看似简单，但在实际操作中却暴露出了不少问题：

依赖微信沟通，信息无法同步拉通，导致效率低下。在实际工作中，各专业负责人通过微信传递图纸和资料，容易造成信息丢失、版本混乱等问题。

成果信息共享不畅，影响项目进度。各部门之间的成果信息无法实时共享，导致项目推进过程中出现重复劳动、资源浪费等现象。

线下管理方式不利于数据安全和保密。纸质图纸容易损坏、丢失，且不易于保密。

二、客户需求

公司图纸管理当前迫切需要解决的核心问题是文档的归档和更新。文档的归档如果不规范，会导致资料的丢失和混乱，而更新不及时则会引发上述的一系列协作问题。

三、彩虹EDM图纸管理系统解决方案

（一）集中存储，统一管理

彩虹EDM系统实现了图纸资料的集中归档和统一管理。所有图纸资料都可以在系统内进行有序分类和存储，方便用户快速查找和调用。同时，系统还支持版本控制功能，确保图纸资料的每一次更新都能被准确记录，避免了因版本混乱而导致的错误。

（二）权限控制，保障信息安全

1、权限设置

彩虹 EDM 系统会为不同部门和不同职位的人员设置相应的权限。例如，设计部门可以拥有对设计图纸的编辑和查看权限，施工部门则可以拥有查看和下载与施工相关图纸的权限。这样既能保证信息的安全性，又能满足各部门对图纸的使用需求。

2、成果信息共享

系统将打破部门之间的信息壁垒，实现成果信息的实时共享。各部门上传的最终成果将在权限范围内对其他相关部门开放，确保所有部门都能获取到最新、最准确的项目信息。

（三）实时更新，自动提醒

为了解决信息更新不及时的问题，彩虹 EDM 系统内置了强大的更新提醒功能。当图纸或技术资料有任何更新时，系统会自动向拥有相关权限的人员发送提醒通知。通知可以通过多种方式发送，如系统内消息、邮件等，确保相关人员能第一时间得知更新情况，及时调整工作内容。

（四）专业互通，协同办公

最后，彩虹EDM系统还提供了丰富的协同工作功能。用户可以在系统内进行在线讨论、批注和审批等操作，大大提高了工作效率和协作效果。同时，系统还支持多种格式的图纸资料上传和下载，满足了不同用户的需求。

四、结语

彩虹EDM系统的引入，不仅优化了三亚合俊实业的技术资料管理流程，还促进了跨部门之间的无缝协作，确保了项目从设计到施工，再到后期管理的每一个环节都能基于最新、最准确的信息进行决策与执行。这不仅有助于公司降低运营成本，提升市场竞争力，更为其长期发展奠定了坚实的信息化管理基础。

展望未来，三亚合俊实业将继续依托彩虹EDM图纸管理系统等先进的信息技术手段，不断探索和实践更高效、更智能的管理方式，以更加专业、全面的服务，满足市场与客户的多元化需求，推动公司在房地产及相关领域持续稳健发展，共创更加辉煌的成就。