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随着互联网技术的发展，国内建筑公司信息化建设水平在一定程度上制约了企业的工作效率。基于建筑行业的独特属性，与其他行业相比，涉及人数多文件交流密集，图纸文件的管理规模更大，管理工作更为繁重。

项目建设大多以“项目部使用文件”为基本管理单元。突破“项目图纸文件管理信息化”是实现建筑企业的信息化管理的首要面临问题。建筑公司的项目文件分布范围很广，图纸文件往往需要编辑调整，如何实现文件的同步更新？利用彩虹EDM图档管理系统，企业可以基于图纸文件规范管理的基础上，解决跨部门、异地协作、项目沟通困难等问题。

1、对图纸文件进行统一归档管理和控制

在文件归档方面，传统的信息系统不够灵活，初期还可以给管理工作一定的作用，但随着项目文件的不断增加，其作用也越来越小。项目建设过程中形成的所有图纸文件都需要扫描并上传到系统中。

采用彩虹EDM图档管理系统后，图纸的归档审核、发布回收等均是在系统内部快速完成，减少项目文件管理的负担。通过彩虹EDM图档管理系统多端同步，系统集成本地编辑软件在不改变员工操作习惯的前提下对图纸文件进行变更，变更文件系统自动同步，不需要文件的二次传输，避免了重复劳动。

2、跨部门文件共享

项目部与行政部、采购部等部门经常进行沟通，沟通过程中涉及图纸文件的共享传输，如果使用传统的第三方软件或电子邮件的形式传输，会因文件太大，会浪费很多时间。使用彩虹EDM图档管理系统可通过“共享链接”直接与同事共享，无需通过第三方软件传输。

安全分享：彩虹EDM统一管理各个部门的图纸文件，通过层级权限管理，控制员工对文件的访问、编辑、拷贝等各项权限，通过系统的限时通讯功能，即可与各部门员工进行内部交流讨论，并可对文件进行定位发送给其他人员，点击定位就到达文件所在位置。即时沟通与文件的快速流转实现跨部门工作的无缝衔接。

3、流程审批速度提高10倍

外出办公、施工设计方案需要调整、文件急需审批等情况都要快速反应，如果采用通过邮件传输确认修改方案，再逐一找领导签字审批，就可能因领导出差，审批不及时导致工期延长。

如果使用彩虹EDM图档管理系统，可以通过发起“在线审批工作流程”，各级领导可进行圈阅评审，并通过电子签章功能和流程处理提醒，快速处理文件。

在整个建筑生命周期中会产生大量的文档。项目档案管理信息通过彩虹EDM图档管理系统实现。统一管理控制项目图纸文件、报告。减少员工在处理图纸文件上的时间。