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公司图纸文档的管理很杂很乱?不知所措?

发布时间:2021-03-04 浏览:1

公司图纸文档管理常见问题及解决

1、图纸文档部分丢失不全,要查3年前的图纸文件找不到了。

彩虹EDM资料集中分类存储于企业内部系统中,只要最高管理员不进行彻底清除,图纸文件都能追溯使用。不会因为分散存储缺少管理造成文件丢失而找不到所需图纸文件。

2、图纸文档存放位置不确定,好不容易确定图纸文件在某同事那里,结果该同事出差了,查找不容易、查找时间长。

有权限的用户通过管理的查询栏,输入查询条件,即可找到相应的图纸文件,查询条件可以自定,文件也可进行收藏操作,常用的搜索条件包括图纸文件的名称、编码/编号、关键字/词、版本号、类型、尺寸大小、备注、作者、创建/修改时间段等等。

3、找到图纸文件后发现有几个版本,如果找到的电子图纸文件被误改过,那就没用了,需要反复确认有效性。

为了保证查找结果是有效的图纸文件,系统只呈现有效文件在列表中,暂时不使用及过往的版本将存放于图纸文件属性栏的“历史版本”中,保障找到图纸文件有效性的同时,也能找到相关的历史版本。要查看新版本做了哪些修改,使用“版本比较”功能就能将两个版本修改的地方突显出来。

4、想查看图纸,没有相应软件,软件太大,一下载软件电脑就卡死。

彩虹EDM图纸文档管理系统,可打开200多种格式文件,大型CAD、PDF轻松打开浏览。

由于图纸文件数量增长快,通过专业的图纸文档管理软件,能为我们办公节省人力时间,提高工作效率。

由图纸文档管理系统功能完成相关的繁杂工作,通过简单的管理实现图纸文档科学有效管理

在完成图纸文档集中存储,统一访问,定期自动备份等规范存储工作后,接下来就是图纸的使用管理问题了,图纸文件资料的使用需要有管理人员分配的权限,权限管理贯穿了图纸文件存储及使用的全过程,管理人员可根据不同使用者职责、岗位需要设置使用权限,比如:设置使用都对文档访问权限,文档搜索搜索权限,文档版本编辑控制,文档拷贝、打印、分享、删除等权限。

通过权限管理线上工作流程,只有对应权限的人员可以完成流程上工作认证,管理人员可对流程进行监控,避免因偷懒而省略某些流程环节的事情发生。在保障文档使用规范的同时,确保文档操作各方面的安全性。

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