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彩虹EDM图纸管理系统分享:图纸管理安全保障三大标准

发布时间:2019-10-08 浏览:1
图纸及技术文档是机械制造类企业宝贵的知识财富,如何保障图纸管理的安全性是企业保证研发生产流程顺利开展的重要基础。



一、不丢失  


企业的运转离不开各部门的相互协作共同推进,而员工之间的交流配合常常不可避免地出现一些问题导致图纸的丢失:

(1) 图纸分散存储在工程师的电脑上,人员工作流动几乎无法在短时间内完整移交多年工作积累的图纸及技术文档;

(2) 图纸命名没有规范统一,在海量的电子文档中常常找不到设计好的产品图纸;

(3) 备份机制不完善,系统重装及杀毒软件都有可能造成核心图纸的丢失;

(4) 图纸版本保存不及时,产品升级、需求变更等原因修改了图纸而导致原始版本丢失;

(5) 员工工作习惯及工作态度很难掌控,常常有意和无意删除修改历史图纸。

所有核心图纸及技术文档的缺失都会造成设计资源的浪费,要确保图纸管理的安全,首先应该保证图纸的完整性,彩虹图文档管理系统有针对性地提出了制造类企业妥善的图纸管理机制:强制集中存储企业所有的设计图纸避免工作交接造成丢失,按照企业制定的规则自动生成图文档的名称及编码方便后期搜索定位;
建立完善的备份机制,定期对企业图文档进行备份防止病毒感染;
建立完善的权限机制,根据岗位职责分配相应的删除、修改等敏感的操作权限并记录系统的操作日志以便日后追溯。
通过这些管理措施,企业可以轻松解决图纸丢失问题。

二、 不泄露  



核心资料泄露流失一直是图纸管理致力解决的重要问题。图纸外泄轻则错失商机,重则可能造成企业面临生死存亡的危机。
在这个问题上,企业常常面临两难的尴尬局面:防范松散,图纸安全机制形同虚设;防范过严,设计人员怨声载道,设计效率大打折扣。
一般情况下,企业图纸的泄漏源有几个方面:

(1) 图纸操作权限不够明细,基本上具备修改图纸的权限同时就会拥有其他下载、导出、删除的所有权限,这样普通员工都能轻松掌握企业所有项目产品图纸文档的内容;

(2) 图纸因为分散存储,日常的设计协同交流基本靠图纸传送,无形中大大增加了图纸的副本数量,而企业很少会掌控副本的去向;

(3) 缺少对图纸外泄途径的监督。因为需要设计协同企业很难管控类似移动存储介质、外网文件传输等泄密途径;

(4) 企业服务器等存储图纸的核心设备没有相应合理的防护措施。

防止图纸泄露,实际上就是解决图纸在严格的安全机制下提高使用效率的问题,否则,企业只需要把所有电子文档存储在硬盘上锁起来就可以杜绝任何图纸外泄的问题。
那么如何平衡好图纸安全和效率的矛盾就是有效减少图纸外泄隐患的最好方案。
彩虹图文档管理系统把图文档的操作权限细分为20多种,企业可以根据不同的岗位职能赋予相应的操作权限,让正确的人拥有合适的权限做该做的事情。

此外,所有上传到服务端的图文档全部自动加密存储,只能通过客户端访问才能有效访问,直接物理拷贝出来无法打开。

通过系统访问文件的操作就可以记录下来方便日后追溯。
而且系统内置即时通讯交流功能,可以支持局域网内文件的传输交流,让图纸设计部门日常工作完全脱离移动存储介质和外网连接,从根本上杜绝图纸外泄的可能。

三、不错用  


图纸错用造成生产浪费的问题在很多制造类企业中层出不穷,对于非标产品的生产企业来讲,有时候图纸错用甚至造成影响企业存亡的生产事故。所以,图纸使用的准确性是图纸管理安全性保障的重要方面:

(1) 拟制状态文档流落生产使用部门造成图纸错用;

(2) 版本错乱,误用旧版本导致生产浪费;

(3) 图纸变更流程环节落实不到位,人为错估变更影响范围;

要避免图纸不错用,需要建立一整套图纸审核流程,尽量减少人为干预
彩虹图文档管理系统将集中的图文档按照不同的状态分类管理,避免生产使用部门接触拟制状态的文档。

所有图纸需要审批归档流程进入受控状态后才允许被发行,受控状态的文档不需要修改和删除,所有浏览发送等操作都默认针对当前最新版本,避免版本错用。

受控状态的文档一旦需要变更,需要走变更流程,变更内容会自动通知图纸涉及的所有部门,从而降低因变更通知不及时导致的错用风险。

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